Cześć, jak wielokrotnie już wspominałem, rola działu IT w procesach biznesowych firmy jest niezwykle istotna. To przekonanie wypracowałem na podstawie licznych doświadczeń, które pokazują, że IT nie jest jedynie obszarem odpowiedzialnym za utrzymanie istniejących rozwiązań technicznych, ale odgrywa kluczową rolę w planowaniu i wdrażaniu nowych strategii. Zauważalne jest, że w globalnych korporacjach dział IT jest standardowo włączany w procesy planowania, ale mniejsze, lokalnie działające przedsiębiorstwa często bagatelizują tę rolę, głównie z powodu przyzwyczajeń kadry zarządzającej. Z tego właśnie powodu chciałbym podkreślić, jak ważne jest, aby zarządzający dostrzegli znaczenie IT w kontekście strategicznego rozwoju firmy i adaptacji do świata technologii.
Dział IT jako fundament: Przy wprowadzaniu zmian lub nowych rozwiązań w firmie, warto mieć na uwadze, że te zmiany prawdopodobnie będą miały wpływ na istniejące rozwiązania informatyczne. Efektywne podejście zakłada zaproszenie menedżera IT do rozmowy i przedstawienie mu planowanych zmian lub nowych rozwiązań. Kluczowe jest tutaj zapytanie, czy obecna infrastruktura IT jest zdolna wspierać te zmiany, czy też potrzebne będą dodatkowe narzędzia.
W tym procesie kluczowa jest cierpliwość. Menedżerowie IT, szczególnie w mniejszych firmach, mogą nie być przyzwyczajeni do szybkich zmian i potrzebować czasu, aby dostosować się do nowych wymagań. Ich odpowiedź może być bezpośrednia, ale mogą również pojawić się dodatkowe pytania, które pomogą lepiej zrozumieć zakres potrzebnych zmian.
Cierpliwość jest ważna, ponieważ technicy IT często operują w swojej specyficznej rzeczywistości, zwłaszcza w mniejszych firmach. Aby udzielić trafnej odpowiedzi, mogą potrzebować czasu na opuszczenie swojej „strefy komfortu”, co nie zawsze jest łatwe.
W lepszej sytuacji są przedsiębiorcy korzystający z usług zewnętrznych partnerów IT. Ci eksperci mają często doświadczenie w obsłudze różnorodnych sytuacji biznesowych i mogą posiadać dedykowaną osobę do zajmowania się takimi zadaniami. Tacy specjaliści są w stanie spojrzeć na strategię IT z perspektywy biznesowej, a nie tylko z poziomu pojedynczego urządzenia komputerowego. W tym kontekście przedsiębiorcy korzystający z usług zewnętrznych firm IT mogą mieć przewagę nad tymi, którzy polegają wyłącznie na lokalnym techniku IT.
Planowanie strategiczne z udziałem IT: Podczas wdrażania nowych rozwiązań kluczowym elementem jest oszacowanie budżetu, co często wiąże się z pojawieniem nieplanowanych wydatków. Wydatki IT mogą być zarówno nieznaczne, jak i bardzo wysokie. Często zdarzało mi się uczestniczyć w spotkaniach, na których dowiadywałem się, że firma realizuje wdrożenie nowego rozwiązania i zarząd nagle zdaje sobie sprawę, że konieczne jest kosztowne wdrożenie technologiczne, które może pochłonąć nawet 80% wartości całego projektu. Taka sytuacja może być katastrofalna w wielu aspektach i jest zwykle możliwa do przewidzenia.
Przedstawienie działowi IT planu zmian pozwala na przygotowanie różnych rozwiązań i strategii. Istnieje możliwość modyfikacji sprzętu, oprogramowania i innych rozwiązań technologicznych w sposób budżetowo zrównoważony, zaplanowany i spójny. Wdrażanie nowych rozwiązań lub modernizacja istniejących niesie za sobą ryzyko wykraczające poza naruszenie budżetu i stres. Nowe rozwiązania powinny być starannie zintegrowane z już istniejącymi, aby działały sprawnie i nie prowadziły do konfliktów.
Częstym i destrukcyjnym błędem jest wymuszanie na dziale IT szybkiego wdrożenia nowego rozwiązania bez zapewnienia czasu na przemyślane połączenie wszystkich elementów technologicznej układanki. To prowadzi do borykania się z technicznymi trudnościami, wynikającymi z konfliktów między różnymi stosowanymi rozwiązaniami.
Funkcjonujące w firmie rozwiązania technologiczne można porównać do układanki z puzzli. Gdy wszystkie elementy są na swoim miejscu, system działa bez zarzutu. Jednak dodanie nowych elementów do już istniejącej układanki, zwłaszcza bez odpowiedniego planowania, może przypominać koszmar. Warto pamiętać, że te “opakowania puzzli” mogą zawierać od kilku elementów dla początkujących, aż po kilka tysięcy dla zaawansowanych.
Konsekwencje braku współpracy z IT: Brak współpracy z działem IT podczas planowania i realizacji projektów może prowadzić do licznych negatywnych konsekwencji, które wpływają nie tylko na projekt, ale i na całą organizację. Gdy pomija się wczesną analizę i wskazówki ze strony IT, projekty często napotykają nieoczekiwane przeszkody technologiczne, co może skutkować opóźnieniami, koniecznością przeprowadzania kosztownych modyfikacji w trakcie realizacji projektu, a nawet jego całkowitym zawieszeniem.
Ignorowanie wymagań IT przy wdrażaniu nowych rozwiązań może prowadzić do naruszeń standardów bezpieczeństwa i regulacji prawnych. Takie zaniedbania niosą za sobą poważne konsekwencje prawne i reputacyjne dla firmy. Ponadto, brak wcześniejszej konsultacji z IT często prowadzi do znacznego wzrostu kosztów projektu. Wprowadzanie zmian w ostatniej chwili lub dostosowywanie się do istniejących systemów IT może okazać się znacznie droższe niż planowane.
Projekty niedostatecznie zintegrowane z infrastrukturą IT mogą być mniej efektywne, generując dodatkowe problemy operacyjne, co negatywnie wpływa na produktywność pracowników i satysfakcję klientów. Rozwiązania niezaplanowane z myślą o integracji z istniejącymi systemami IT mogą nastręczać trudności w przyszłej adaptacji i skalowaniu, co ogranicza potencjalne możliwości rozwoju firmy.
W skrócie, pominięcie działu IT w kluczowych etapach projektu nie tylko zwiększa ryzyko niepowodzenia, ale również może mieć długotrwałe, negatywne skutki dla całej organizacji. Dlatego też współpraca z IT od początku projektu jest niezbędna do zapewnienia jego płynnego przebiegu oraz długoterminowej efektywności i bezpieczeństwa organizacji.
Przykład z praktyki: Jednym z najbardziej znaczących i często przywoływanych przykładów niepowodzenia wdrożenia projektu, wynikającego z braku odpowiedniego przygotowania IT, jest wprowadzenie systemu do zarządzania zasobami ludzkimi (HR) i płacami przez brytyjski National Health Service (NHS) w 2003 roku. Projekt ten, znany jako “Electronic Staff Record” (ESR), miał na celu zcentralizowanie i ujednolicenie systemów HR i płac dla setek tysięcy pracowników NHS.
Kluczowe problemy projektu:
Niedostateczna integracja z istniejącymi systemami: Projekt nie uwzględnił odpowiednio różnorodności i złożoności istniejących systemów IT w różnych jednostkach NHS, co prowadziło do problemów z integracją i przenoszeniem danych.
Brak wystarczającego testowania: System został wprowadzony bez wystarczającego testowania, co spowodowało poważne błędy w obliczaniu wynagrodzeń i zarządzaniu danymi pracowników.
Niedoszacowanie złożoności projektu: Kompleksowość i skala projektu zostały znacząco niedocenione, co doprowadziło do ogromnych opóźnień i wielokrotnego przekroczenia budżetu.
Brak szkoleń dla użytkowników końcowych: Użytkownicy końcowi, czyli pracownicy HR i księgowości, nie otrzymali odpowiedniego szkolenia, co dodatkowo skomplikowało przejście na nowy system.
Komunikacyjne i zarządcze błędy: Projekt cierpiał na słabą komunikację między zespołami IT, dostawcami oprogramowania i użytkownikami końcowymi, a także na nieefektywne zarządzanie zmianą.
Skutkiem tych problemów były masowe błędy w wypłatach, frustracja pracowników i zarządców, a także znaczne koszty naprawy systemu. Ostatecznie, NHS musiało zainwestować dodatkowe środki i czas, aby zaradzić problemom i dostosować system do realnych potrzeb. To niepowodzenie stanowi ważną lekcję o znaczeniu wczesnej i skutecznej współpracy z działem IT oraz o dokładnym planowaniu i testowaniu w zakresie dużych projektów technologicznych.
Podsumowanie: Zarządzanie nowymi strategiami w firmie bez odpowiedniej współpracy z działem IT można porównać do układania ogromnej układanki z puzzli bez podglądu obrazka końcowego. Każdy dział w organizacji przynosi swoje elementy układanki – swoje unikalne potrzeby, cele i oczekiwania. Bez działu IT, który działa jak wzór na pudełku, pokazujący, jak wszystkie elementy powinny współgrać, proces ten staje się chaotyczny, frustrujący i często prowadzi do niekompletnego obrazu.
Gdy dział IT jest włączony od początku, działają jak doświadczony układacz puzzli, który nie tylko zna każdy element, ale również wie, gdzie i jak każdy z nich pasuje do większego obrazu. Pomagają unikać niepasujących elementów, takich jak niespodziewane koszty, błędy techniczne, czy naruszenia bezpieczeństwa, a także przewidują, gdzie mogą pojawić się przyszłe problemy.
Podobnie jak w przypadku układania puzzli, sukces zależy od współpracy, cierpliwości i strategicznego planowania. Każda część musi być rozważnie dopasowana, a cały proces wymaga jasnej wizji i otwartości na zmiany. Tylko w ten sposób można stworzyć kompletny i spójny obraz, który reprezentuje zdrową i prężnie rozwijającą się organizację.
Wdrożenie nowych strategii bez zaangażowania IT jest jak próba ułożenia układanki w ciemności. Możemy próbować dopasować elementy na ślepo, ale ryzykujemy, że końcowy obraz będzie daleki od tego, co zamierzaliśmy. Dlatego tak istotna jest wczesna i ciągła współpraca z działem IT, która rzuca światło na cały proces i prowadzi do stworzenia harmonijnego i funkcjonalnego obrazu przyszłości firmy.
